雇用主として、従業員のデータを適切に保管することが重要です。 その際、従業員の個人データの人事記録を保持する義務があります。 このようなデータを保存する場合は、プライバシー法一般データ保護規則 (AVG) と実装法一般データ保護規則 (UAVG) を考慮する必要があります。 AVG は、個人データの処理に関連して雇用主に義務を課しています。 このチェックリストにより、人事ファイルが要件に準拠しているかどうかがわかります。
- 人事ファイルで処理される可能性のあるデータは何ですか?
従う主な規則は、人事ファイルの目的に必要なデータのみを含めることができるということです。つまり、従業員との雇用契約の適切な履行です。
いずれの場合も、次のような「通常の」個人データが保持されます。
- 名前;
- 住所;
- 生年月日;
- パスポート/身分証明書のコピー;
- BSN番号
- 雇用条件および付属書を含む署名済みの雇用契約。
- 評価レポートなどの従業員のパフォーマンスおよび開発データ。
雇用主は、人事ファイルを拡張して、雇用主の個人的なメモ、欠勤の記録、苦情、警告、面接の記録などの他のデータを含めることを選択できます。
雇用主として、このデータを定期的に更新して、法定保持期間に関して正確性と正確性を追求することが重要です。
- 人事ファイルで「通常の」個人データを処理できるのはいつですか?
雇用主は、いつ、どのような「通常の」個人データが人事ファイルに保存される可能性があるかを考慮する必要があります。 第 6 条 AVG では、雇用主は 6 つの理由により、「通常の」個人データを人事ファイルに保存できます。 これらの理由は次のとおりです。
- 従業員が処理に同意した;
- 従業員（雇用）契約締結のための処理が必要な場合
- 雇用主に課せられた法的義務 (税金や拠出金の支払いなど) のために処理が必要な場合。
- 処理は、従業員またはその他の自然人の重大な利益を保護するために必要です (例として、深刻な危険が差し迫っているが、従業員が精神的に同意を与えることができない場合が挙げられます)。
- 公益・公序良俗に反する処理が必要な場合
- 処理は、雇用主または第三者の正当な利益を満たすために必要です (従業員の利益が雇用主の正当な利益を上回る場合を除く)。
- 人事ファイルで処理すべきでないデータは?
ファイルに含まれる「通常の」データに加えて、(通常は) 含まれるべきでないデータもあります。これらのデータは特に機密性が高いためです。 これらは「特別な」データであり、次のものが含まれます。
- 信念;
- 性的指向
- 人種または民族;
- 医療データ（従業員が自発的に提供する場合を含む）。
「特別な」データは、10 の例外で AVG の下にのみ保存できます。 主な例外は次の 3 つです。
- 従業員が処理に明示的な同意を与えている。
- 従業員自身が意図的に開示した個人データを処理します。
- 処理は公共の利益のために必要です (これを呼び出すにはオランダの法的根拠が必要です)。
- 人事ファイルのセキュリティ対策
人事ファイルを閲覧できるのは誰ですか?
人事ファイルは、作業を実行するためにアクセスが必要な人のみが閲覧できます。 これらの人物には、たとえば、人事部門の雇用主および従業員が含まれます。 従業員自身も、自分の人事ファイルを参照し、誤った情報を修正する権利を有します。
ファイルのセキュリティ要件
これに加えて、AVG が人事ファイルのデジタルまたは紙の保管に要件を課していることを考慮することが重要です。 雇用主として、従業員のプライバシーを保護するための措置を講じる義務があります。 したがって、ファイルは、サイバー犯罪、不正アクセス、変更、または削除から保護する必要があります。
- スタッフファイルの保存期間
AVG は、個人データが限られた期間保持される可能性があると述べています。 一部のデータには、法定の保存期間が適用されます。 その他のデータについては、雇用主は、データの正確性の消去または定期的なレビューの期限を設定する必要があります。 AVG は、不正確なデータがファイルに保存されるように、合理的な措置を講じる必要があると述べています。
スタッフファイルの保存期間について詳しく知りたいですか? それから私たちのブログを読んでください 従業員ファイルの保存期間.
人事ファイルは上記の要件を満たしていますか? 次に、AVG に準拠している可能性があります。
このブログを読んだ後でも、人事ファイルまたは AVG について質問がある場合は、お問い合わせください。 私たちの 雇用弁護士 喜んでお手伝いします！