電子署名：オランダではどのような場合に法的に有効となるのか？

オランダ民法典（BW）第3条15a項に基づき、電子署名は手書き署名と同じ法的効力を有します。適格電子署名については、これは法律から直接導き出されるものです。高度電子署名または簡易電子署名については、署名の目的およびその他のすべての状況を考慮した上で、署名方法が十分に信頼できる場合に限り、同様の効力を有します。

したがって、オランダ法および欧州法は特定の技術を規定していません。これらの法律は、取引内容に見合った信頼性基準を定めています。住宅の譲渡や有限会社（BV）の株式譲渡など、一部の取引は公証証書が必要となるため、電子署名は一切できません。

信頼性基準が重要な理由とは？

署名が不十分な場合、契約が無効になることは稀ですが、証拠としては不利になります。民法第6条217項によれば、契約は申込みと承諾によって成立し、ほとんどの場合、署名は全く必要ありません。

署名が不十分だと、裁判で不利な立場に置かれることになります。相手方が署名を否定し、あなたの記録がメールアドレスとクリック履歴だけの場合、その人物が署名し、拘束される意思があったことを証明しなければなりません。オランダ民事訴訟法第159条(2)項によれば、署名済みの私文書は、否定された署名が署名者に結び付けられていない限り、何の証明にもなりません。

したがって、認証に費やす労力は、文書の公開範囲に応じて調整する必要があります。社内承認、通常の注文確認、15年間のリース契約書などでは、同じレベルの認証は必要ありません。法的遵守義務に関する当社の注記では、この点をより広い視点から説明しています。

どの欧州規則およびオランダ規則が適用されますか？

その根拠となるのは、2016年7月1日から電子署名に関する規則が適用されているeIDAS規則（EU規則910/2014）である。オランダ民法典第3条15a項はこの規則を参照し、オランダの証拠法と関連付けている。

eIDAS規則では、署名が電子署名であること、または適格署名ではないという理由だけで、法的効力や証拠としての許容性を否定してはならないと規定されています。適格電子署名は、EU加盟国すべてにおいて、手書き署名と同じ法的効力を持ちます。

2024年5月20日から施行されている規則（EU）2024/1183は、eIDAS規則を改正し、欧州デジタルIDウォレットを導入しました。加盟国は2026年末頃からこのウォレットを提供する必要があり、署名時に本人確認を行う一般的な方法になると予想されています。

民法典第3条15a項には何と書いてありますか？

ドイツ連邦条約第3条15a項は、適格電子署名に手書きの電子署名と同じ効力を与える。高度な電子署名または簡易電子署名が手書きの電子署名と同じ効力を持つのは、署名の目的およびその他のすべての状況を考慮して、使用された方法が十分に信頼できる場合に限られる。

したがって、単純な署名は無効ではありません。証明されるまでは無効とはみなされず、裁判所がその方法が当該文書にとって十分信頼できるものであったかどうかを判断します。ビジネス契約においては、両当事者が受け入れる署名方法を事前に合意しておくことで、後々の信頼性に関する紛争の可能性を低減できます。

電子ルートはいつ閉鎖されますか？

一部の取引は公証証書が必要であり、電子署名では完了できません。不動産の譲渡にはオランダ民法第3条89項に基づく公証証書が必要であり、株式会社の株式の譲渡にはオランダ民法公証人の面前で作成された証書がオランダ民法第2条196項に基づき必要です。

婚前契約と遺言書は、いずれも公証手続きを経る必要があり、公証人の立ち会いは必須です。法律で書面による契約のみが義務付けられている場合、民法第6条227a項は、当事者が閲覧可能であり、その真正性が十分に保証され、契約締結の時期と当事者の身元が十分に確実に確認できる電子契約を認めています。

民法第6条227a(2)項は、裁判所、公的機関、または公務を担う専門家の関与を法律で義務付けられている契約を除外しています。したがって、最初のステップは、文書に公証人が必要か、書面による作成が必要か、あるいはどちらも不要かを確認することです。

3つのシグネチャーレベルにはそれぞれどれくらいの価値がありますか？

eIDAS規則では3つのレベルが区別されており、その違いは証拠に関するものです。単純な電子署名とは、署名に使用されるあらゆる電子データのことです。例えば、入力された名前、承認ボタンのクリック、署名のスキャン画像などです。

高度な電子署名は、署名者と一意に結び付けられ、署名者を特定し、署名者が単独で管理するデータに基づいて作成され、文書にリンクされているため、後からの変更を検出できます。適格電子署名は、適格署名作成デバイスを使用して作成され、EUの信頼済みリストに掲載されている信頼済みサービスプロバイダーからの適格証明書に基づく高度な署名です。

法律上、手書きの署名と同等とみなされるのは、適格な署名のみです。その他の2つのレベルについては、裁判所は民事訴訟法第3条15a項の信頼性テストを適用します。リスクが少なく、取引関係が安定している場合は、簡素な署名を使用してください。高額契約や長期契約、あるいは面識のない相手方との契約の場合は、少なくとも高度な署名を使用してください。

オランダの訴訟手続きにおいて、署名は何を証明するものですか？

署名済みの私的証書は、民法第157条(2)項に基づき、当事者間でその記載内容の有力な証拠となります。相手方が署名を強く否定した場合、民法第159条(2)項により、署名の出所が証明されるまで、その証拠としての効力は失われます。

適格署名の場合、証明書と監査データによって署名者が特定されるため、証明は簡単です。一方、単純署名の場合は、署名プラットフォームがその時点で記録した内容にすべて依存します。その記録は後から再構築することはできません。

身元、意図、誠実さをどのように証明しますか？

署名が適用される前に、プロセスが記録する情報によって本人確認が行われます。電子メールのリンクはメールボックスの所有権を証明するに過ぎません。電話による二段階認証、銀行取引の確認、ビデオによる本人確認、または適格証明書は、それぞれ認証レベルを高め、記録を残します。

複数の人が1つの部門ログインを共有している場合、そのプロセスでは誰が署名したのかを証明できません。これは雇用および調達ファイルにおける繰り返し発生する弱点であり、裁判所が第159条(2)項Rvに基づいてテストするまさにその点です。

意思は行為によって示されます。文書を開き、スクロールして、提示されたバージョンに署名することを選択する行為です。文書のハッシュ値、時刻、使用された認証方法、および一連の手順を記録するプラットフォームは、その証拠を提供します。完全性は技術的な側面です。署名済みの文書は後からの変更もすべて記録されるため、署名後に修正するには新たな署名プロセスが必要になります。

監査証跡はどのくらいの期間保存すべきですか？

署名済みの文書とともに監査証跡を、少なくとも基礎となる記録の保存期間と同期間保管してください。一般州税法（AWR）第52条(4)に基づき、企業は税務関連記録を7年間保管しなければなりません。

監査証跡には、誰が招待されたか、誰が文書を開いたか、どのように認証されたか、いつ署名したか、そして署名時の証明書の検証結果が記録されるべきです。証明書には有効期限があるため、署名が後々検証可能となるのは、署名が行われた際に検証結果が記録されている場合に限られます。

電子署名はどこで問題が生じるのか？

ほとんどの失敗は4つのパターンに当てはまります。1つ目は、使用されている認証方法と文書の価値との不一致です。例えば、1年分の売上高に相当する契約書に、クリックして署名する場合などです。

2つ目は共有メールボックスまたはログインであり、署名を個人にリンクすることは不可能です。3つ目は会社を拘束する権限のない署名者です。商工会議所で会社を代表できる人物を確認してください（KVK) 署名後ではなく、署名前に取引登録簿を確認してください。4つ目は不完全な記録で、プラットフォームのサブスクリプションが終了すると、監査データもそれとともに消えてしまいます。

契約書に署名する前に、文書に必要な署名レベルと、それぞれの当事者が署名を使用できる権限について合意してください。他人の代理で署名する場合は、署名自体と同様に、委任状の内容を慎重に文書化してください。

どの書類に特に注意が必要ですか？

一部の条項は、書面による合意がある場合にのみ有効です。例えば、民法第7条652項(2)に基づき、試用期間は書面で合意されなければならず、民法第7条653項に基づき、競業避止条項は成人従業員との間で書面による合意がある場合にのみ有効です。

人事ポータルを通じて締結された雇用契約は、従業員が契約書の内容を確認でき、署名の日時が特定できるという、ドイツ民事訴訟法第6条227a項の要件を満たしている場合に限り、書面による契約の要件を満たします。EU域外の取引相手については、eIDAS規則の同等性ルールはEU域内のみに適用されるため、署名がEU域内でも有効かどうかを確認してください。

効果的な署名プロセスを構築するにはどうすればよいでしょうか？

実用的な署名ポリシーは1ページに収まります。文書を3つの階層に分類し、各階層を署名レベルにリンクさせ、各階層で署名できる人物を指定し、監査証跡を文書とともに保管し、BW第3:89条および第2:196条に基づき公証人に提出する必要のある取引を一覧表示します。

自社の標準契約書と、主要な取引先が署名を求めてくる契約書の両方に対して、ポリシーをテストしてください。後者のグループは、署名プラットフォームやその記録を管理できないため、通常、最もリスクが高くなります。

電子署名を利用する前に、どのような点を確認すべきでしょうか？

ご自身で署名する場合でも、他の人に署名を依頼する場合でも、同じ確認事項が適用されます。署名手続きが始まる前に、必ずこれらの確認事項を行ってください。

• 文書に公証証書（不動産、BV株）が必要か、または民法第6条227a項に基づく書面形式のみでよいかを確認してください。
• 契約の金額と期間に合った署名レベル（簡易、上級、または資格取得済み）を選択してください。
• チェックイン KVK 各署名者が会社を代表できることを商業登記簿に記載する。
• プラットフォームが本人確認、タイムスタンプ、および文書ハッシュを記録することを確認してください。
• 最終版のみに署名し、署名済みの文書のコピーを関係者全員に必ず送付してください。
• 監査証跡は契約書とともに少なくとも7年間保管すること。
• EU域外の相手方との契約の場合は、その国で署名が認められることを確認してください。

電子署名に関して、弊社はどのようなお手伝いができますか？

当事務所のIT弁護士と契約弁護士は、企業の電子署名に関する業務を取り扱っています。

• お客様の署名ポリシーを精査し、各契約の種類を適切な署名レベルに紐付けます。
• 特定の契約書が電子署名で締結できるかどうか、あるいは公証人による署名が必要かどうかを確認します。
• 試用期間や競業避止条項など、書面による合意が必要な条項を精査します。
• 相手方が署名を否定した場合、私たちは監査証跡と証拠を評価します。
• 私たちは、電子署名の有効性が争われる訴訟手続きを取り扱っています。

製品概要

• ドイツ連邦条約第3条15a項によれば、適格電子署名は手書きの署名と同等とみなされ、その他の電子署名も、その方法が十分に信頼できるものであれば同等とみなされる。
• 相手方が署名を否定する場合、第159条(2)項Rvでは、署名がどこから来たのかを証明することが求められます。
• 不動産譲渡および合資会社（BV）の株式譲渡には公証証書が必要であり、電子署名は認められません。
• 書面による要件は、BW第6条227a項の条件の下で電子的に満たすことができる。
• 監査証跡は契約書とともに保管してください。税務関連の記録は7年間保管する必要があります。

よくある質問