オランダにおける従業員監視：雇用主ができることとできないこと

オランダでは、従業員の監視は、雇用主が従業員のプライバシーよりも優先される特定の正当な目的を有し、より侵害性の低い手段ではその目的を達成できず、かつ従業員に監視内容とその理由が事前に伝えられている場合に限り合法となります。これらの規則は、AVG（一般データ保護規則のオランダ語名）、Uitvoeringswet AVG、およびWet op de ondernemingsraden（ほとんどの場合、監視システム導入前に労働評議会の承認が必要）に基づいています。これらの手続きを経ずに導入された監視は、雇用契約の内容に関わらず違法となります。

オランダにおける従業員監視を規定する規則は何か

4つの法体系が同時に適用され、最初の法体系だけを見ている雇用主は問題に直面する。AVGは個人データのあらゆる処理を規定しており、監視は定義上、処理である。Uitvoeringswet AVG（UAVG）は、規則で未解決のまま残されている国内の選択肢を補完するものであり、Autoriteit Persoonsgegevensに監督権限を与える法律である。欧州人権条約第8条は私生活を保護しており、欧州人権裁判所はこの保護がオフィスのドアで止まるものではないことを確認している。職場での通信や連絡もこれに含まれ、雇用主はそれらの監視の性質と範囲について事前に通知しなければならない。

オランダの雇用法は、独自の基準を設けています。オランダ労働法典第7条611項は、雇用主に対し良き雇用主としての行動を義務付けており、裁判所は、データ保護法上は技術的に正当化できるものの、雇用関係において不均衡な監視行為に対しても、この基準を適用します。さらに、刑法は明確な境界線を定めています。自分が当事者ではない会話を録音すること、および私的な空間や閉鎖された空間で隠しカメラを用いて密かに人を撮影することは、それ自体が犯罪行為であり、雇用契約やプライバシーポリシーによって正当化されるものではありません。

これらを総合すると、一つの実用的なルールが生まれます。監視は禁止されているわけではありませんが、単に発表するだけで済むような経営上の特権では決してありません。監視は、最初のデータが収集される前に、設計、正当化、文書化、そして合意が必要な処理作業です。オランダのプライバシー法に関する概要では、これらの義務が組織全体でどのように適用されるかを説明します。

法的根拠：なぜ同意はほとんど機能しないのか

あらゆる監視措置には、一般データ保護規則（AVG）第6条に基づく法的根拠が必要であり、雇用関係においては、有効な選択肢は実質的に1つしかありません。それは正当な利益です。同意は法的根拠にはなりません。アイルランド個人情報保護庁（Autoriteit Persoonsgegevens）および欧州のデータ保護監督機関は、従業員が自由に拒否できる立場にあることは稀であるという一貫した見解を示しています。なぜなら、権限関係上、拒否には多大なコストがかかるからです。このような状況で得られた同意は自由意思に基づくものではなく、したがって無効です。署名済みの同意書に基づいて監視プログラムを構築する雇用主は、何の根拠も持っていないことになります。

雇用契約の履行の必要性も、根拠としては同様に弱い。賃金の支払いは事務処理を必要とするが、キー入力の記録は必要としない。法的義務の遵守は、例えば労働時間記録や金融機関に求められるチェックなど、特定の形式の登録を正当化するが、それは義務が実際に及ぶ範囲に限られる。

残るは正当な利益のテストであり、これには3つのステップがあり、この順序で実行して記録する必要があります。まず、利益を具体的に特定します。一般的な監視ではなく、特定の倉庫からの盗難防止、特定の種類の機密データの保護、または特定の安全義務の履行などです。次に、必要性を示します。監視は実際にその利益を満たすことができなければならず、より侵害の少ない手段が利用できないことが条件です。最後に、従業員のプライバシーと利益を比較検討します。その際、措置の侵害の度合い、期間、影響を受ける人数、従業員が合理的に期待できることなどを考慮します。

多くの監視プログラムが失敗する理由は、最初のステップが省略されていることにある。監視によって解決される問題を明確に説明できない雇用主は、2番目と3番目のステップも通過できないだろうし、そのような証拠に基づいて解雇を審査する裁判所もそう判断するだろう。この同じ基準は、雇用関係のあらゆる場面における従業員のプライバシーに関する規則の根底にある。

必要性、比例性、そして技術の限界

必要性と比例性は別個の問題であり、両方とも判断されなければならない。必要性とは、その措置が適切であるか、より負担の少ない代替手段が存在するかという点である。比例性とは、より負担の少ない代替手段が全く存在しない場合でも、その介入が果たすべき利益に対して合理的な範囲内にあるかという点である。措置は必要であっても不均衡である場合があり、その場合は違法となる。

実際には、評価は少数の変数に基づいて行われます。継続的な監視は、定期的な検査やサンプルに基づく検査よりもはるかに厳しく扱われます。特定の個人に対する具体的な疑いに基づく監視は、全従業員に対する包括的な監視よりも、限られた期間であれば正当化されやすいです。個人を特定せずにパターンを示す集計データや匿名化されたデータは、ほとんどの場合、最初に試すべきより負担の少ない代替手段となります。そして、休憩室、トイレ、自宅など、従業員が正当にプライバシーを期待する領域にまで及ぶ監視は、承認されません。

さらに、2つの制限事項を挙げておく必要がある。モニタリングは、例えば出身地​​、年齢、健康状態によって定義されたグループにのみシステムを適用するなど、間接的な差別を生み出すような方法で使用してはならない。これは、データ保護法と並んで反差別法にも抵触する。また、モニタリングは、一般データ保護規則（AVG）の限定的な例外に該当する場合を除き、健康データを含む特別なカテゴリーのデータを処理してはならない。欠勤日を記録する産業保健システムは合法であるが、欠勤理由を記録する管理者は違法である。

透明性：モニタリング開始前にスタッフに伝えるべきこと

情報は事前に提供されなければならず、かつ有用となるよう十分に具体的でなければなりません。GDPR第13条および第14条では、雇用主は、収集するデータ、その目的、収集根拠、アクセス権限を持つ者、データの保管期間、および従業員の権利を明示することが義務付けられています。雇用関係においては、こうした情報は契約書の条項にひっそりと記載するのではなく、文書化された監視プロトコルまたは行動規範に明記されるべきであり、システム変更の際には改めて記載する必要があります。

実用的なプロトコルは、次の4つの質問に明確に答えます。従業員が評価される基準を理解できるよう、期待される行動と禁止される行動は何か。インターネットトラフィックのログ記録、カメラの位置、車両追跡、アクセス制御など、具体的にどのようなシステムが導入されているか。誰が、どのようなトリガーで、どのような権限でデータを閲覧できるか。ラインマネージャーによる無制限のアクセスは、最もよくある失敗の1つです。そして、各カテゴリのデータは、自動削除されるまでどのくらいの期間保持されるか。

プロトコルと並んで、Autoriteit Persoonsgegevens が調査の際に最初に要求する 2 つの文書があります。 AVG の第 30 条に基づく処理活動の登録簿には、監視操作を記載する必要があります。監視が体系的かつ広範囲にわたる場合、または大規模な処理を伴う場合は、システムを稼働させる前にデータ保護影響評価 (DPIA) を実施する必要があります。DPIA で軽減できない高い残存リスクが示された場合、雇用主は第 36 条に基づき事前に Autoriteit Persoonsgegevens に相談する必要があります。当局は、その後 8 週間以内に回答する必要があり、6 週間延長可能で、その間はシステムを展開することはできません。データ保護責任者が任命されている場合は、評価の最初から関与する必要があります。

透明性には、反対方向にも限界があります。従業員は、会社の機器を使用する場合でも、通信内容にある程度の機密性を保持する必要があります。雇用主は私的使用に関する規則を定めたり、私的使用を完全に無効にしたりすることはできますが、明らかに個人的なメッセージを勝手に読むことはできません。職場での機密通信が検査される可能性があるかどうかに関する当社の記事では、その境界線が実際にどのように引かれるかを解説しています。

労使協議会：労働関係法第27条に基づく同意

これは雇用主が最も見落としがちなステップであり、最も深刻な結果を招くステップでもあります。企業法第27条第1項に基づき、雇用主は、ここで問題となる2つのカテゴリーについて、労働評議会の同意を得る必要があります。それは、企業で働く人々の個人データの処理と保護に関する規則、および、それらの人々の出勤、行動、または業績の監視または管理を目的とした、またはそれに適した設備に関する規則です。カメラ計画、追跡システム、監視ソフトウェア、インターネットおよび電子メールプロトコルはすべて、いずれか一方または両方に該当します。

文言に注意してください。「～に適している」という表現です。雇用主は、必ずしもパフォーマンスを監視する意図を持っている必要はありません。セキュリティ目的で設置されたシステムが個人の行動に関するデータを生成できる場合、同意権は当然発生します。このテストは客観的なものであり、アクセス制御システム、チケット発行ツール、生産性ダッシュボードなどが、実際には求められていない同意を要求するケースが頻繁に発生する理由です。

雇用主がそれでも決定を下した場合、労働評議会は、その決定を知らされた日、または決定が実施されたことを知った日から 1 か月以内に、書面でその決定の無効を主張することができます。その場合、決定は無効となり、雇用主はそれを撤回しなければなりません。同意が拒否された場合でも、雇用主がその拒否を不当と考える場合は、そのまま進めるのではなく、地方裁判所に代替同意を求める必要があります。代替同意は、拒否が不当である場合、または決定がやむを得ないビジネス上の理由で正当化される場合にのみ認められます。システムを購入する前に労働評議会を早期に関与させることは、後から訴訟を起こすよりも常に迅速です。

カメラ、車両追跡、ソフトウェア、ソーシャルメディア

カメラによる監視は、財産の保護、盗難防止、安全確保などの具体的な目的のために許可されています。ただし、カメラの設置場所が入口および監視エリアに明確に表示されていることが条件となります。従業員がプライバシーを期待する権利のある場所にカメラを設置することはできません。そのため、トイレ、更衣室、休憩室などは対象外となります。アイルランド個人情報保護庁（Autoriteit Persoonsgegevens）は、特定の事件が記録され、その理由で保存する必要がある場合を除き、映像は4週間を超えて保存すべきではないという立場をとっています。録画へのアクセスは、指定された人物に限定し、記録する必要があります。店舗や一般客向けの施設に関する詳細な規則については、職場および小売業におけるCCTVに関する記事をご覧ください。

隠しカメラは別格です。使用が認められるのは例外的な状況に限られます。具体的には、重大な不正行為の疑いがあり、他に現実的な代替手段がなく、使用期間と範囲が限定され、さらに、そのような疑いが生じた場合に雇用主が隠しカメラを使用する可能性があることを事前に周知しておく必要があります。それでもなお、刑法上の制限は残ります。私的な空間や密閉された空間で隠しカメラを使って人を密かに撮影することは犯罪であり、自分が当事者ではない会話を録音することも犯罪です。雇用主がこの方法を採用する場合、事後的に再検討するのではなく、事前に書面で評価を行う必要があります。技術的な侵入に関するより広範な制限については、監視システムと刑法に関する記事で説明しています。

車両追跡は、経路計画、車両のセキュリティ、または法定登録義務の履行を目的としており、かつ従業員が追跡装置が設置されていることを知っている場合に限り合法です。勤務時間外の追跡には、別途正当な理由が必要です。車両が私的に使用される可能性がある場合、システムは私的な移動を除外できるようにする必要があります。通常は、位置情報の記録を抑制するスイッチによって実現されます。追跡データを使用して個々の運転パフォーマンスを評価することは、別の目的であり、別途根拠と正当な理由が必要です。

メールやインターネットのトラフィック監視は、コンテンツではなくトラフィックデータレベルで管理するのが最適です。つまり、どのカテゴリのサイトにアクセスしたか、トラフィック量はどれくらいか、送信データ量はどれくらいか、といった点を監視すべきです。コンテンツの閲覧は、具体的な事案が発生した場合に限り、文書化された承認を得た上で、明らかにプライベートなメッセージを隔離するための確立された手順を踏む必要があります。キーストロークの記録、定期的なスクリーンショット、常時オンのウェブカメラソフトウェアは、通常の状況では必要性の基準を満たしておらず、これらに頼る雇用主は、最初にどのようなより軽い対策を試みたのかを説明できないことがほとんどです。従業員の個人のソーシャルメディアアカウントを体系的に監視することは、一切認められません。具体的な評判上の問題が発生したために公開投稿を確認することは、これとは異なり、はるかに限定的な問題です。これらの制約は、分析ツールや自動化ツールのあらゆる使用に適用される、より広範なデータ保護義務の枠組みの中に位置づけられます。

在宅勤務者を監視する

在宅勤務は新たな法制度を創設するものではありませんが、職場が自宅となるため、利益衡量テストの結果が変わります。在宅勤務者をカメラやウェブカメラで継続的に監視することは、通常の状況下では不均衡であり、オランダの裁判所もそのように判断しています。一定間隔で机を撮影するソフトウェアや、カメラを常時オンにしておく必要があるソフトウェアは、従業員本人だけでなく、同居する全員の家庭生活に踏み込むものであり、誰かが机に座っているかどうかを知りたいという一般的な欲求では、その侵入を正当化することはできません。

現実的なアプローチは、活動量ではなく、成果と合意された可用性を測定することです。デバイスが雇用主から提供される場合、ポリシーには私的使用が許可されているかどうか、何が記録され、何が記録されないかを明確に記載する必要があります。監視は合意された勤務時間内に限定されるべきです。従業員が私的にも使用するデバイスで昼夜を問わず稼働するログシステムは、精査に耐えられません。安全な作業環境を提供する義務など、従業員が在宅勤務をする際に適用されるより広範な義務については、リモートワークに関する記事で説明しています。付随する規則の作成に関する実践的なガイダンスは、監視ポリシーと従業員規則の概要で説明しています。

執行、証拠、そして従業員ができること

従業員は、GDPR（一般データ保護規則）がすべてのデータ主体に与える権利を有しており、雇用紛争においてはこれらの権利を行使します。データ主体アクセス要求により、雇用主は、原則として1か月以内に、従業員が識別可能なログ、カメラ画像、監視レポートなど、保有する個人データのコピーを提供する義務を負います。従業員は、不正確なデータの訂正を要求したり、正当な利益に基づく処理に異議を申し立てたり、GDPRに基づき調査、処理の停止命令、罰金の賦課を行うことができる個人データ保護庁（Autoriteit Persoonsgegevens）に苦情を申し立てたりすることができます。規則第82条では、違法な処理によって生じた損害（非物質的損害を含む）に対する補償を受ける権利も規定されています。より詳細な権利一覧については、労働者の権利に関する記事および国際スタッフ向けの従業員の権利に関するガイドをご覧ください。

しかし、最も深刻な影響は、規制当局の前ではなく、雇用訴訟の過程で生じる傾向があります。雇用主が監視によって収集した情報に基づいて即時解雇または解雇要求を行う場合、その監視の合法性が訴訟手続きにおける争点となります。オランダの民事訴訟法は、違法に取得された証拠を自動的に排除するものではなく、裁判所はしばしばそれを認めますが、費用償還の減額または拒否、従業員への追加賠償、あるいは雇用主が重大な過失を犯したとの認定といった結果を課す可能性があります。したがって、根拠なく監視を行う雇用主は、本来であれば勝訴できたはずの訴訟で敗訴するリスクを負うことになります。これは、GDPRに違反する監視データに基づいて行われた即時解雇に関する当社の解説記事で取り上げた事例と同様です。

雇用主は、労使協議会、そして該当する場合は労働組合が、監視制度の導入後ではなく、導入段階でこの問題を提起することを想定しておくべきです。導入段階であれば、低コストで制度設計を調整できるからです。従業員監視制度の概要と雇用主に対する一般的な法的要件については、今回の協議がより広範な雇用枠組みの中でどのように位置づけられるかを説明しています。

監視を開始する前に準備しておくべきこと

定められた順序で作業を進めてください。問題を1文で具体的に定義します。より軽い対策で解決できるかどうかを判断し、解決できない場合はその理由を記録します。問題を解決する最も侵襲性の低いシステムを選択し、収集するデータを最小限に抑え、保持期間を最短にし、指定された役割を持つユーザーのみにアクセスを制限するように設定します。規模や体系的な性質上必要な場合はデータ保護影響評価（DPIA）を実施し、データ保護責任者を関与させ、高い残存リスクが残る場合はアイルランド個人情報保護庁（Autoriteit Persoonsgegevens）に相談してください。

導入後ではなく、導入前に必要な書類を準備してください。具体的には、職員が実際に読める監視プロトコル、処理活動登録簿への記入、システム供給業者との処理契約、そしてデータ保護規則と監視システム自体の両方を網羅した労働評議会への同意書です。システムの導入を周知し、質問する時間を与え、最初の期間が経過したら、当初定義した目的に照らして評価してください。導入目的を果たさなくなった監視は停止し、その決定も記録に残しておきましょう。

Law and More 当事務所は、監視システムの設計と導入、労使協議会の同意および代替同意手続き、解雇事例における監視資料の使用について、雇用主に助言を提供します。また、適切な根拠なしに導入された監視に直面している従業員や労使協議会の代理も務めます。監視システムの導入を検討している場合、または職場での行動が記録されていると告げられた場合は、次のステップに進む前に当事務所にご連絡ください。 監視慣行 チームはこれらの案件に関して、プライバシー専門の弁護士と協力して作業を進めています。

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