雇用主からの公式警告：その意味と対応方法

雇用主からの正式な警告（officiële waarschuwing）とは、特定の不正行為や業績不振を記録し、何をいつまでに改善しなければならないか、改善されない場合にどうなるかを明記した書面による通知です。これは雇用関係を終了させるものではなく、それ自体が罰則でもありませんが、人事ファイルに記録され、雇用主が後日契約解除を申し立てた場合、地方裁判所（kantonrechter）はそのファイルを精査します。主な例外として、窃盗や暴力などの重大な不正行為の場合、雇用主は事前の警告なしに即時解雇することができます。

オランダの法律における公式警告とは何ですか？

これは証拠書類であり、独立した法的行為ではありません。オランダ民法典（Burgerlijk Wetboek、BW）には警告に関する条項はなく、書式も規定されていません。

民法には、警告が存在する理由を説明する2つの規定があります。民法第7条611項によれば、雇用主と従業員はともに良き雇用主、良き従業員として行動しなければなりません。また、民法第7条669項では、雇用契約を解除できる事由が限定的に列挙されています。雇用主が従業員の業績不振や過失行為を理由に契約を解除しようとする場合、雇用主は、従業員に何が問題であったかを伝え、それを是正する機会を与え、そして従業員がそれを行わなかったことを裁判所に証明しなければなりません。警告は、最初の2つの要件を満たしていることを示す証拠となります。

警告に対して異議申し立てはできますか？

いいえ、警告を取り消す手続きはありません。ご自身の回答を文書でファイルに添付するか、一般データ保護規則（GDPR、オランダ語ではAVG）に基づく権利を行使することができます。

GDPR第15条は、従業員に人事ファイル閲覧の権利を保障しています。GDPR第16条は、不正確な個人データの訂正を求める権利を保障しており、GDPR第17条はデータの消去を保障しています。雇用主がこれを拒否し、警告が明らかに根拠のないものである場合、裁判所にファイルからの削除命令を求めることができ、裁判所は実際にそのような命令を下しています。当社の「良き雇用主ができることの限界」ガイドでは、雇用主がどこまで権限を行使できるかを解説しています。

有効な警告には何が含まれていますか？

有効な警告書には、事実、規則、必要な改善点、具体的な期間と支援、そして結果が明記されている必要があります。警告書は証拠となるため、その質が価値を左右します。「態度を改めなさい」とだけ書かれた手紙では、裁判官には何の役にも立ちません。以下の要素が揃っていれば警告書は有効となり、これらの要素が欠けている場合は、まず最初にその点を指摘する必要があります。

改善期間と支援に関する記述を省略した雇用主は、通常、期待するほどの効果を発揮しない警告を受けることになります。5つの要素すべてを含む警告を受け取った場合は、それを重要な文書として扱いましょう。

なぜ人事ファイルが結果を左右するのか？

オランダの解雇法は閉鎖的で論理的であるため、雇用主は法定の解雇理由を提示する必要があり、業績不振や勤務態度を理由とする場合は、裁判所に対してその理由を立証しなければなりません。雇用主は単に解雇予告をするだけでは解雇できません。

ほとんどの理由において、雇用主はあなたの書面による同意、労働災害保険庁（UWV）の許可、または契約解除を命じる裁判所命令を必要とします。解雇や長期の就労不能についてはUWVが管轄します。あなた自身の業績や行動に関するあらゆる事項は、地方裁判所が管轄します。

BW第7条669項(3)の3つの根拠がファイルを開く。

• パフォーマンス低下（d-グラウンド）。 雇用主は、あなたが病気以外の理由でその仕事に適していないこと、その旨を事前にあなたに伝えていたこと、そしてあなたが改善する十分な機会を与えられていたことを証明しなければなりません。また、その不適格性は、雇用主による研修や労働条件への配慮不足に起因するものであってはなりません。
• 有責行為（e-ground）。 あなたの行動は、雇用主が契約を継続することを合理的に要求できないようなものでなければなりません。
• 深刻かつ長期にわたって阻害された職場関係（g-グラウンド）。 雇用主は、最初の2つの項目に関する証拠が乏しい場合に、しばしばこの論点に頼る。

2020年1月1日以降は、累積的解雇理由（i-ground）も認められるようになりました。複数の解雇理由が重なり、契約の継続が不合理であると判断された場合、裁判所は契約を解除することができます。裁判所がこの理由を採用した場合、解雇手当（transitievergoeding）の半額までの追加支払いを、解雇手当（民事訴訟法第7条671b項）に加えて命じることがあります。実際には、証拠書類が不十分な場合、解雇が完全に阻止されるのではなく、雇用主が費用を負担することになります。

ファイルの作成は「dossieropbouw」と呼ばれます。それ自体は悪意のある行為ではなく、法律上、雇用主は業績不振を理由に契約を解除する前にこの作業を行う必要があります。重要なのは、ファイルが正確であり、あなたの言い分も記載されていることです。オランダにおける雇用契約の解除方法や、業績不振が法的に立証される場合に関する当社のガイドでは、裁判所がどのような書類を期待しているかを説明しています。

公式警告が出される一般的な理由は何ですか？

警告は、業績不振（仕事の質が不十分）または不適切な行為（規則違反）のいずれかに関するものです。この区別は重要です。なぜなら、法律はそれぞれの事由に対して異なる要件を課しているからです。雇用主が不適切な行為の問題を業績不振とみなしたり、あるいはその逆を行ったりすると、雇用主自身の立場が弱まります。

パフォーマンス警告はどのような内容を対象としていますか？

これらは通常、長期間にわたる目標未達成、繰り返されるミス、主要業務の不完全な遂行、または職務記述書や人事評価で定められた基準を満たしていないことに関するものです。このような警告が有効であると同時に公平である理由は、基準が適用される前に伝えられていなければならないこと、そして基準を達成するための十分な期間と支援が与えられなければならないことです。たった1四半期の不振は業績不振とはみなされません。

行動に関する警告はどのような内容を対象とするのですか？

これらには、度重なる遅刻や理由不明の欠勤、合理的な指示の拒否、安全規則の違反、社内システムの不正使用、同僚や顧客に対する攻撃的または不適切な行動、機密保持義務違反、利益相反などが含まれます。指示が合理的であったかどうかは客観的に判断されます。違法な指示や合意された業務範囲外の指示は拒否することができます。雇用主が職務内容自体を変更したい場合は、別の規則が適用されます。職務変更に関するガイドでは、変更を受け入れなければならない場合について説明しています。

警告が全く不要となるのはどのような場合か？

窃盗、詐欺、暴力、重大な脅迫、資格の偽造など、緊急の理由（dringende reden）がある場合。このような行為は、民事訴訟法第7条677項および第678項に基づき即時解雇の正当な理由となり、事前の警告は不要です。学位に関する虚偽の申告に関する記事では、このような事例を取り上げています。

一方、病気は不正行為ではありません。病気で休んだ場合、欠勤規定を守らなかったとして注意を受ける可能性はありますが、病気であること自体を理由に警告を受けることはありません。病気休暇とプライバシーに関するガイドで説明しているように、雇用主があなたの病気について尋ねることができる内容は、データ保護法によって制限されています。

手続きはどのように進められますか？

法定の手続きはありませんが、確立された慣行があり、そこから逸脱する事例に注意する必要があります。警告は通常、雇用主が問題を提起し、あなたがそれに対して回答できる話し合いの後に行われます。その後、その話し合いの内容とあなたの発言を明記した書面で確認することで、話し合いは記録となります。事前の話し合いなしに出された警告は無効ではありませんが、効力が弱く、良き雇用主としての義務にそぐわないものとなります。

口頭での警告は有効ですか？

口頭での警告は可能ですが、証拠としては弱いものです。最初の軽微な問題に対して口頭での警告が用いられることがありますが、誰も記録していなければ、後々の記録においては、その出来事はなかったことになります。口頭での警告を根拠に契約解除を申し立てる雇用主は、この点で敗訴するケースが少なくありません。

警告書に署名すべきでしょうか？

はい、ただし受領確認のみです。雇用主は、署名と引き換えに手紙を直接手渡すか、書留郵便で送付するか、または電子メールで送付し、受領確認を求めます。署名の横に「voor ontvangst, niet voor akkoord」（受領確認のため、同意のためではありません）と記入してください。これはオランダでは標準的な慣行であり、雇用主がこれに異議を唱えることは合理的にできません。署名を拒否しても何も得られません。雇用主は、手紙が証人の立ち会いのもとで手渡されたことを記録するだけです。

あなたの雇用主は独自の懲戒規則を設けていますか？

まず、これを確認しましょう。多くの労働協約や従業員ハンドブックには、懲戒手続きが規定されています。そこには、誰が警告を発することができるか、会議に誰かを同席させることができるか、警告が記録される期間、そして内部苦情処理ルートがあるかどうかなどが明記されている場合があります。そのような手続きが存在する場合、雇用主はそれに拘束されます。雇用主が自らの規則を破ることは、あなたにとって最も強力な反論材料の一つとなります。

あなたにはどのような権利があり、どのように対応すべきでしょうか？

落ち着いて、詳細を尋ね、書面で回答してください。雇用主の言い分を鵜呑みにする必要はありませんし、即座の反応を迫られるべきでもありません。最も重要な権利は3つあります。自分が何で告発されているのかを正確に知る権利、自分の証言を記録に残す権利、そして自分の個人データを閲覧・訂正する権利です。

最初の会話では何を言うべきでしょうか？

受領確認を行い、書面で回答すると伝え、必要な詳細情報（日付、時間、書類、可能であれば通報者の氏名）を要求してください。苦情の内容が明示されていない警告は受け入れないでください。同じ会議で辞任したり、和解契約書に署名したりしないでください。どちらも取り消すのは難しく、あなたに義務付けられているものではありません。

良い返信を書くにはどうすればいいですか？

簡潔に、事実に基づき、冷静に対応してください。警告を受けた日付を記録し、各申し立てに順番に回答し、裏付けとなる証拠とともに説明を行い、人事ファイルにこの書簡を添付するよう明確に依頼してください。警告の一部が正しい場合は、その旨を伝えてください。すべてを否定する回答よりも、事実を認め、誤りを訂正する回答の方が信憑性があります。雇用主が支援や改善期間を提供しなかった場合は、その点を指摘してください。その不備は後々重要になります。

沈黙は、何のメリットもない唯一の対応策です。後の手続きにおいて、未回答の警告は異議申し立てをしなかったものとみなされ、まさにそれがこのファイルが作り出そうとしている印象なのです。

雇用主は警告にどのような情報を添付できるのか？

ごくわずかです。警告はあくまでも意思疎通であり、制裁ではありません。雇用主が警告と併せて講じる措置の中には合法なものもあれば、そうでないものもあります。

停職処分や自宅待機処分を受ける可能性はありますか？

一時的な措置として、例えば事件の調査期間中などに、停職または自宅待機（schorsingまたはop non-actiefstelling）が認められています。これは賃金の支払いを停止するものではありません。ドイツ労働法第7条628項に基づき、雇用主は、従業員が雇用主自身の責任範囲内の理由で就労しない場合でも、賃金を支払い続ける義務があり、雇用主が課す停職はまさにその範囲内に該当します。停職期間中に賃金の支払いを停止する雇用主は、通常、法律違反となります。

雇用主はあなたに罰金を科すことができますか？

ただし、ごく限られた範囲内に限られます。オランダ労働法第7条650項に基づき、罰金を科すには、違反内容と金額を明記した書面による雇用契約が必要であり、さらに法定最低賃金付近の賃金を得ている場合は、追加の制限が適用されます。実際には、ほとんどのオランダの雇用主は従業員に罰金を科すことが法的に認められておらず、警告レベルの問題に対する罰として賃金を差し引くことも認められていません。

警告を受けた後、降格や異動になることはありますか？

これはあなたの雇用契約に対する一方的な変更です。民法第7条613項によれば、雇用者は、契約に書面による一方的な変更条項があり、かつ雇用者に正当な理由がある場合に限り、変更を強制することができます。そのような条項がない場合、変更は、あなたが優秀な従業員として拒否できないほど合理的でなければなりません。降格を警告の結果として提示しても、これらの要件は免除されません。

警告の後はどうなるのか？

通常はそれ以上のことは起こりません。指定された期間内に変更を加えれば、警告は時間とともに効力を失っていきます。雇用主に、問題が解決したことを書面で確認してもらいましょう。その確認書こそが、警告そのものに対する抑止力となります。

問題が続く場合、事態の悪化は予測可能である。

1. 2度目の、より強い言葉遣いの警告。
2. 目標、マイルストーン、定期的な見直しを含む正式な改善計画。業績不振の場合、裁判所は事実上このような計画を期待しており、雇用主が提供する研修や指導についても記載すべきである。
3. それがうまくいかない場合は、契約解除を求めて地方裁判所に申し立てを行う。

その審理において、記録こそが事件そのものです。具体的で日付入りの警告、支援を伴う真摯な改善期間、そして文書化された評価があれば、雇用主が法律で求められていることを裁判所は納得するでしょう。曖昧な苦情、既に解雇決定が下された後に出された警告、あるいは実際には実行されなかった改善計画では、納得は得られません。

裁判所が契約を解除した場合、原則としてあなたは法定の移行手当を受け取る権利があります。民法第7条673項(7)に基づき、あなたが重大な過失（ernstig verwijtbaar）を犯した場合にのみ、その手当を受け取る権利を失います。これは、例外的な場合のみ適用される高い基準です。雇用主が重大な過失を犯した場合は、裁判所はあなたに相当額の賠償金（billijke vergoeding）を上乗せして支払うよう命じることができます。

どの時間制限が重要か？

2. まず、即時解雇された場合は、契約終了日から2か月以内に、解雇の無効を裁判所に申し立てるか、損害賠償を請求しなければなりません（民事訴訟法第7条686a(4)）。この期限を過ぎると、たとえどれほど強力な請求であっても、請求権は失効しますので、同じ週に弁護士に相談してください。

第二に、裁判所は、業績不振がどれほど長期間続いたとしても、それ自体が即時解雇の緊急理由にはならないことを明確にしています。業績不振が緊急理由とは認められなかった事例に関する当社の報告書は、その判断がどのように行われるかを示しています。真に有害な従業員に直面している雇用主は、当社の「有害な従業員を合法的に解雇する方法」ガイドで合法的な手段を、また「従業員の解雇を合法的に処理する方法」ガイドで一般的な手続きを見つけることができます。

もしその警告が実は別のことを意味していたとしたら？

そうなると、タイミングこそが​​最も強力な論拠となる。警告は、従業員が不適切な行為を報告したり、給与や労働時間について不満を述べたり、妊娠したり、病欠を報告したり、不正行為の疑いを提起したりした直後に発行されることがある。このような場合、警告は懲戒処分文書ではなく、訴訟手続きの最初の段階となる可能性があり、法的分析も変わってくる。

すると、いくつかの保護措置が適用される可能性がある。

• 犠牲者。 オランダの平等待遇法は、差別と報復行為の両方を禁止しています。雇用主は、あなたが平等待遇規則を援用したこと、または援用した人を助けたことを理由に、あなたを不利に扱うことはできません。
• 解雇禁止。 民法第7条670項に基づき、あなたは病気、妊娠および産休中、ならびに労働評議会への参加に関連して解雇通知を受けることから保護されています。
• 内部告発者の保護。 2023年2月18日にオランダの内部告発者保護法（Wet bescherming klokkenluiders）が施行されて以来、社内外を問わず不正行為の疑いを報告した従業員は、不利な評価や懲戒処分を含むあらゆる報復から保護される。雇用主は、その措置が報告とは無関係であることを証明しなければならない。

こうした事情があっても、警告が自動的に違法になるわけではありません。苦情を申し立てる従業員も、業績不振である可能性はあります。しかし、保護対象となる行為から数週間以内に警告が届いた場合は、その経緯と、同じ行為がこれまで一度も批判されたことがなかったという事実を、回答書に記録してください。この事実こそが、多くの場合、文書の内容を大きく左右するのです。

有期雇用契約や試用期間中に警告を受けることは重要ですか？

想像よりも少ないかもしれません。なぜなら、上記で説明した解雇保護は、継続的な雇用契約を前提としているからです。従業員は、どちらの場合も自分の立場を過大評価しがちです。

試用期間中の場合はどうなりますか？

有効な試用期間中は、いずれの当事者も、民法第7:676条に基づき、予告なしに、また裁判所の手続きを経ずに、即時に契約を解除することができます。その理由を書面で求めることができます。民法第7:652条によれば、当該条項は、書面で合意され、両当事者にとって同一であり、かつ法定の1ヶ月または2ヶ月以内である場合にのみ有効です。したがって、試用期間中の警告は、ほとんどの場合、単なる礼儀であり、重要なのは、当該条項が有効であるかどうかです。試用期間中の解雇に関する当社の記事で説明されているとおりです。

有期雇用契約の場合はどうなりますか？

有期雇用契約は、解雇手続きなしに契約終了日に終了します。契約期間中の警告は、別の理由で重要です。それは、雇用主が契約更新を拒否する際に参照する証拠となるからです。6か月以上の契約の場合、雇用主は契約終了日の少なくとも1か月前に、契約が継続するかどうか、またどのような条件で継続するかを書面で通知しなければなりません（民法第7条668項）。通知を怠った場合、契約は延長されませんが、雇用主は1か月分の賃金を上限とする補償金を支払う義務があります。有期雇用契約を早期に終了できるのは、契約に予告期間の条項が含まれている場合のみです。条項がない場合は、雇用主は裁判所の許可を得る必要があります。

従業員として確認すべきことは何ですか？

最初の2週間におけるあなたの対応が、その後のファイルの読み方を左右します。以下の点を確認してください。

• その警告書には、日付、確認可能な事実、そしてあなたが違反したとされる規則または指示が記載されていますか？
• 改善のための現実的な期間が設定されており、どのようなサポートを受けられるかが明記されていますか？
• 受領時のみ「voor ontvangst, niet voor akkoord」と署名してください。
• GDPR第15条に基づき、人事ファイルのコピーを請求し、書面で回答を送付して、その回答をファイルに追加するよう求めてください。
• 雇用主が従わなければならない懲戒手続きについては、労働協約または従業員ハンドブックを確認してください。
• 警告が病気休暇、妊娠、苦情、または内部告発の直後に出されたかどうかを記録してください。

雇用主として確認すべきことは何ですか？

雇用主が解散申請で敗訴するケースは、事実関係よりも書類上の問題による場合の方がはるかに多い。警告を発する前に、以下の点を確認しよう。

• 警告は、人格ではなく行動について、日付と確認可能な事実を添えて、その日のうちに書き記してください。
• 違反した基準を明記し、それが事前に周知されていたことを示してください。
• 業績不振の場合にBW第7:669(3)(d)条が要求するように、必要な改善、適切な期間、および提供するサポートを明記してください。
• 自社の懲戒手続きに従い、他の従業員による同様の行為についても同様に対処してください。
• 改善期間の終了時に評価を行い、その結果を文書に記録してください。
• 必要最低限​​の情報のみをファイルに保管してください。健康情報は人事ファイルではなく、会社の医師が管理すべきものです。

公式警告に関して、弊社ではどのような対応が可能ですか？

当事務所の雇用弁護士は、警告からその後の手続きに至るまで、あらゆる段階で従業員と雇用主をサポートいたします。詳細については、当事務所のオランダ雇用法ガイドおよびオランダ雇用法概要をご覧ください。

• 私たちは警告書とあなたの人事ファイルを精査し、地方裁判所がそれらをどのように解釈するかを評価します。
• 私たちは、あなたの回答書を、裏付けとなる証拠を添えて、一つ一つ丁寧に作成します。
• 当社は、GDPR第15条から第17条に基づき、ファイルデータの検査、訂正、または消去を求める申請書を作成します。
• 停職、罰金、降格が民法典第7条628項、第7条650項、第7条613項に適合しているかどうかを確認します。
• 雇用主向けには、民事訴訟法第7条669項の要件を満たす警告書および改善計画書を作成します。
• 私たちは離婚訴訟手続きにおいて代理を務め、略式却下後2ヶ月の期限内に申し立てを行います。

製品概要

• 公式の警告は、後の訴訟手続きのための証拠であり、解雇や罰則を意味するものではありません。オランダの法律では、警告の形式は規定されていません。
• 有効な警告には、事実、違反した規則、必要な改善策、支援を伴う現実的な期間、そして結果が明記されている。
• 受領書のみに署名し（「voor ontvangst, niet voor akkoord」）、常に書面で応答します。未回答の警告は受け入れられたものとして扱われます。
• 警告は、民法第7条650項の狭い範囲を超えて罰金を伴うことは合法ではなく、停職処分は給与の停止にはつながりません。
• 即時解雇された場合、2か月以内に裁判所に訴えることができます（民事訴訟法第7条686a項）。

よくある質問