雇用主は、時間の経過とともに従業員に関する大量のデータを処理します。 このデータはすべて人事ファイルに保存されます。 このファイルには重要な個人データが含まれているため、これを安全かつ正確に行うことが不可欠です。 雇用主はどのくらいの期間、このデータを保持することが許可されていますか (または、場合によっては義務付けられています)? このブログでは、人事ファイルの法的保存期間とその処理方法について詳しく説明しています。
人事ファイルとは何ですか？
前述のように、雇用主は多くの場合、従業員の人事データを処理する必要があります。 このデータは適切に保存してから破棄する必要があります。 これは、人事ファイルを通じて行われます。 これには、従業員の名前と住所の詳細、雇用契約、業績報告などが含まれます。 これらのデータは、AVG 規制に従う要件に準拠する必要があり、一定期間保持する必要があります。
（人事ファイルがAVGの要件を満たしているかどうかを確認したい場合は、こちらの人事ファイルAVGチェックリストをご覧ください。）
従業員データの保持
AVG は、個人データの特定の保持期間を示していません。 人事ファイルはさまざまな種類の (個人) データで構成されているため、その保存期間に明確な答えはありません。 データのカテゴリごとに異なる保持期間が適用されます。 また、その人がまだ従業員であるか、離職したかにも影響します。
保存期間のカテゴリ
前述のように、人事ファイル内の個人データの保持に関連するさまざまな保持期間があります。 考慮すべき基準は XNUMX つあります。つまり、従業員がまだ雇用されているか、離職したかです。 以下は、特定のデータを破棄する必要がある場合、または保持する必要がある場合を示しています。
現在の人事ファイル
在職中の従業員の現職人事ファイルに含まれるデータには、一定の保存期間は設定されていません。 AVG は、人事ファイルを「最新」に保つ義務を雇用者に課すだけです。 これは、雇用主自身が人事ファイルの定期的なレビューと古いデータの破棄の期限を設定する義務があることを意味します。
申込詳細
採用されなかった応募者に関する応募データは、応募手続きの終了後、最大 4 週間以内に破棄する必要があります。 志望動機や応募書類、履歴書、行動声明、応募者とのやり取りなどのデータがこれに該当します。 申請者の同意があれば、約1年間データを保管することが可能です。
再統合プロセス
従業員が再統合プロセスを完了して職務に復帰した場合、再統合完了後最大 2 年間の雇用期間が適用されます。 雇用主が自家保険会社である場合、これには例外があります。 その場合、5 年間の保存期間が適用されます。
雇用終了後最長2年間
従業員が退職した後、人事ファイル内の (個人) データの大部分は、最大 2 年間の保持期間の対象となります。
このカテゴリには次のものが含まれます。
- 雇用契約 及びその改正。
- 退職に関する連絡
- 評価およびパフォーマンス レビューのレポート。
- 昇格・降格に関する対応
- UWVとかかりつけ医からの病状連絡;
- ゲートキーパー改善法に関する届出
- 労使協議会メンバーシップに関する合意;
- 証明書のコピー。
雇用終了後5年以上
特定の人事ファイル データは、5 年間の保持期間の対象となります。 したがって、雇用主は、従業員が退職してから 5 年間、これらのデータを保持する義務があります。 これらは次のデータです。
- 給与税明細書;
- 従業員の身分証明書のコピー;
- 民族性と出身地のデータ;
- 給与税に関連するデータ。
したがって、これらのデータは、人事ファイルの新しいステートメントに置き換えられたとしても、少なくとも XNUMX 年間は保管する必要があります。
雇用終了後7年以上
次に、雇用主にはいわゆる「留置義務」もあります。 これにより、雇用主はすべての基本的な記録を 7 年間保管する義務があります。 したがって、これには基本データ、賃金差し押さえ、給与記録、給与契約が含まれます。
保存期間切れ？
人事ファイルのデータの最大保存期間が満了すると、雇用主はそのデータを使用できなくなります。 その後、このデータを破棄する必要があります。
最低保存期間が経過した場合、雇用主はこのデータを破棄することができます。ただし、最低保存期間が経過した後、従業員がデータの破棄を要求した場合は例外となります。
従業員ファイルの保存期間やその他のデータの保存期間についてご質問がありますか？もしあれば、お気軽にお問い合わせください。当事務所の雇用法専門弁護士が喜んでお手伝いいたします。
